Planilha de Excel grátis para controlar chaves e devoluções (2026)

O uso começa pelo cadastro das chaves e segue para o registro de cada retirada e retorno.

1. Na aba Cadastro de Chaves, preencha as linhas de 7 a 56 com Código da Chave, descrição, tipo, local ou imóvel, ambiente ou acesso, quantidade de cópias, condição e data de cadastro.
2. Selecione os valores disponíveis nas listas de Tipo e Condição. Para a quantidade de cópias, informe um número inteiro de 1 a 99 quando esse campo for preenchido.
3. Na aba Movimentações, registre a retirada informando código da chave, retirado por, setor ou empresa, cidade ou unidade, data e hora de retirada, responsável pela entrega e previsão de devolução.
4. Quando a chave retornar, complete os campos Data/Hora Devolução e Recebido por na mesma linha do lançamento. Se necessário, registre detalhes em Finalidade / Observações.
5. Volte ao cadastro para consultar Status Atual e Responsável Atual, que são campos calculados nas linhas preparadas.
6. Abra o Dashboard para visualizar os cards, os resumos e os gráficos gerados a partir dos intervalos fixos da planilha.

Antes de usar os indicadores como referência, revise os códigos e os registros ainda sem devolução. A aba Instruções também reúne orientações estáticas sobre preenchimento, cuidados, privacidade e a legenda de status.

O código é a ligação entre as abas

O campo Código da Chave, preenchido em A7:A56 da aba Cadastro de Chaves, é a referência usada nos registros da aba Movimentações. A lista disponível em B7:B106 de Movimentações é baseada no intervalo de códigos do cadastro, inclusive nas células vazias desse intervalo.

Para cadastrar uma nova chave nas linhas preparadas, os campos de entrada são Código, Descrição, Tipo, Local / Imóvel, Ambiente / Acesso, Qtd. Cópias, Condição e Data de Cadastro. Os campos Status Atual e Responsável Atual já contêm fórmulas e não são campos de preenchimento manual.

Listas e aviso de duplicidade

O campo Tipo oferece opções como Porta, Sala, Almoxarifado, Portão, Armário, Veículo, Cadeado, Chave Mestra, Cofre e Gaveta. Já a Condição permite selecionar Boa, Com desgaste, Danificada, Em manutenção, Perdida ou Não avaliada.

Se um código não vazio for repetido no intervalo A7:A56, a planilha mostra um destaque visual. Esse recurso é um aviso: ele não impede que a duplicidade seja mantida.

Quando a duplicidade aparece, faz sentido manter também um cadastro de fornecedores separado para evitar confusão entre o código do item e a identificação de quem o fornece.

Status calculado no cadastro

O Status Atual pode indicar Disponível, Emprestada, Atrasada, Em Manutenção ou Perdida. A condição Perdida ou Em manutenção registrada no cadastro tem prioridade sobre a existência de uma movimentação sem devolução.

Quando há uma movimentação sem Data/Hora Devolução para o mesmo código, o status pode ser Atrasada se a previsão de devolução for anterior à data e hora considerada pela fórmula; nos demais casos com movimentação aberta, pode ser Emprestada. Sem essas situações, o resultado é Disponível.

Leitura do Dashboard

O Dashboard reúne cards de Total de Chaves, Disponíveis, Emprestadas, Atrasadas, Em Manutenção e Perdidas. O gráfico de pizza usa o resumo de situação das chaves para apresentar essas cinco categorias.

Há também um resumo e um gráfico de movimentações por cidade ou unidade, limitados a São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Porto Alegre e Brasília. Cidades fora dessa lista fixa não passam a integrar esse resumo automaticamente.

Atenção ao texto de alerta

A mensagem textual de alerta menciona chaves com devolução em atraso, mas sua condição usa o card de Emprestadas. Por isso, consulte também o card de Atrasadas e o status no cadastro antes de interpretar esse aviso como uma contagem exclusiva de atrasos.

Verifique os campos que sustentam os cálculos

O status da movimentação depende da Data/Hora Devolução e da Previsão Devolução. O Tempo Empréstimo é calculado pela diferença entre retirada e devolução ou, para um registro ainda aberto, entre retirada e a data e hora considerada na fórmula.

Não há validação de datas, nem verificação da ordem entre retirada e devolução. Também não existe validação que exija uma previsão de devolução preenchida. Por isso, a conferência desses campos é necessária para manter os registros coerentes.

Movimentações abertas para o mesmo código

A coluna de código em Movimentações recebe um destaque visual quando existe mais de uma linha sem Data/Hora Devolução para a mesma chave. Esse destaque não bloqueia o lançamento e não resolve a duplicidade por conta própria.

• Confirme se a retirada foi registrada para o código correto.
• Complete a devolução no lançamento correspondente quando a chave retornar.
• Revise movimentações abertas antes de registrar nova retirada para o mesmo código.

Status visual da aba Movimentações

Embora a planilha tenha regras visuais destinadas a Atrasada, Em aberto e Devolvida, elas verificam a coluna Tempo Empréstimo, e não a coluna Status. Para consultar o resultado calculado da movimentação, use a coluna K, onde está o campo Status.

Uma rotina proporcional ao volume de uso

Em cada retirada, registre os dados na aba Movimentações. Em cada retorno, complete a devolução e o recebimento na linha já criada. Depois, consulte o cadastro para identificar o status e o responsável atual calculados para a chave.

Os filtros automáticos das tabelas ajudam a localizar informações nos intervalos já preparados. O Cadastro de Chaves possui filtro em A6:J56, e Movimentações possui filtro em A6:M106.

Valores que já possuem listas

As listas de Setor / Empresa, Cidade / Unidade, Responsável Entrega e Recebido por possuem opções predefinidas e permitem células vazias. A lista de Cidade / Unidade contém cinco cidades específicas, e os responsáveis disponíveis são Maria Silva, João Santos, Ana Costa e Pedro Oliveira.

Alcance das fórmulas preparadas

As fórmulas, validações, filtros e indicadores preparados cobrem o cadastro das linhas 7 a 56 e as movimentações das linhas 7 a 106. Lançamentos fora desses intervalos não entram nos cálculos e controles descritos.

Além disso, o Responsável Atual é definido pela maior linha com movimentação sem devolução para o código, e não pela data ou hora mais recente. O Status Atual também considera movimentações abertas dentro do intervalo preparado sem escolher a mais recente por data.

Como esses controles já identificam o lançamento aberto por código e linha, a etapa seguinte é registrar o controle de medicamentos para acompanhar retiradas, devoluções e responsável atual sem perder o histórico.