Planilha de Excel grátis para controlar manutenção de ar-condicionado (2026)

O uso começa pelo cadastro da ordem de serviço e segue até a consulta dos indicadores.

1. Abra a aba Manutenções e informe a OS, a Data do Serviço, o cliente, a cidade, o técnico e os dados do equipamento.
2. Selecione o Tipo de Serviço na lista suspensa disponível em H4:H50 ou deixe a célula vazia quando ainda não houver definição.
3. Preencha Peças (R$), Mão de Obra (R$) e Deslocamento (R$) para que o Valor Total (R$) seja calculado nas linhas 4 a 13.
4. Escolha a Situação da OS na lista de M4:M50: Agendado, Em andamento, Concluído ou Cancelado.
5. Confira os campos Próx. Manutenção, Dias p/ Próx. e Alerta nas linhas de exemplo e consulte a aba Resumo para ver os indicadores e gráficos.
6. Quando incluir registros após a linha 13, use a aba Instruções como orientação e copie as fórmulas dos campos calculados de uma linha existente antes de interpretar os resultados.

Na revisão, confirme principalmente data, custos e situação de cada registro. Os totais e o resumo consultam somente as linhas 4 a 13, mesmo que as listas suspensas estejam disponíveis até a linha 50.

Comece pelos dados que identificam o atendimento

A aba Manutenções é o ponto de entrada da planilha. Nela, a OS pode ser registrada junto com data do serviço, cliente, cidade, técnico, tipo de equipamento e capacidade em BTU.

Também fazem parte do registro o tipo de serviço, os três componentes de custo e a situação. A planilha não exige preenchimento obrigatório nem verifica se o número da OS foi repetido, por isso a conferência desses dados depende de você.

Use as listas somente nos campos previstos

A lista de Tipo de Serviço oferece Limpeza preventiva, Troca de filtro, Recarga de gás, Corretiva — compressor, Corretiva — placa eletrônica, Manutenção preventiva e Instalação. A lista de Situação disponibiliza Agendado, Em andamento, Concluído e Cancelado.

Essas listas permitem células vazias e não abrangem os demais campos da tabela. Depois do preenchimento, a aba Resumo consulta os registros das linhas 4 a 13, enquanto a aba Instruções concentra orientações textuais do arquivo.

Leitura do valor de cada ordem de serviço

Nas linhas 4 a 13, o campo Valor Total (R$) soma os valores informados em Peças, Mão de Obra e Deslocamento. A linha 14 apresenta totais gerais para esses quatro campos financeiros dentro do mesmo intervalo.

Se, por exemplo, os três componentes de uma OS forem preenchidos, o total será a soma deles. Esse resultado representa o cálculo registrado na linha e não uma estimativa de custos futuros.

Acompanhamento do próximo serviço

A Próx. Manutenção é calculada seis meses após a data do serviço. Sem uma data informada, esse campo permanece vazio; como consequência, Dias p/ Próx. e Alerta também ficam vazios.

O alerta indica Vencida quando a próxima manutenção é anterior à data atual, Próxima quando faltam até 30 dias e Em dia nos demais casos. Na coluna P, Vencida recebe destaque vermelho e Próxima recebe destaque amarelo somente entre as linhas 4 e 13.

Indicadores do resumo

O painel da aba Resumo apresenta ordens de serviço, faturamento total, ticket médio por OS, preventivas próximas ou vencidas e OS concluídas. Há ainda um gráfico de colunas para Carlos Souza, Ana Lima e Pedro Alves, além de um gráfico de pizza das quatro situações fixas.

Erros que a planilha não bloqueia

O arquivo não possui controle para impedir custos negativos, datas futuras, OS repetidas ou sequência cronológica inadequada. Ele também não impede que campos relevantes sejam deixados sem preenchimento.

Por isso, antes de usar o resumo, vale conferir se os valores de Peças, Mão de Obra e Deslocamento correspondem ao atendimento registrado e se a situação selecionada representa o estado atual da OS.

Impacto direto nos cálculos

• Uma Data do Serviço ausente deixa sem resultado a próxima manutenção, os dias restantes e o alerta.
• Custos incorretos alteram o Valor Total da OS, os totais gerais e o faturamento total do resumo.
• Uma situação preenchida de forma diferente dos valores da lista não será contada como um dos quatro exemplos fixos do resumo.

O congelamento de painéis a partir de A4 ajuda a manter os cabeçalhos acessíveis durante a conferência de registros na aba Manutenções.

Rotina de acompanhamento dentro do intervalo calculado

Para usar a planilha como acompanhamento dos registros previstos, mantenha as ordens de serviço nas linhas 4 a 13 e consulte periodicamente os alertas e os indicadores. Esse é o intervalo considerado pelos totais da aba Manutenções e por todos os cálculos da aba Resumo.

As abas Manutenções e Resumo estão configuradas para impressão em A4, orientação paisagem e largura de uma página. A aba Instruções também reúne orientações textuais sobre preenchimento, impressão e inclusão de linhas.

O que observar ao acrescentar registros

As listas de Tipo de Serviço e Situação alcançam até a linha 50, mas isso não amplia automaticamente os totais, indicadores ou gráficos. Registros após a linha 13 ficam fora dessas consultas fixas.

Além disso, Valor Total, Próx. Manutenção, Dias p/ Próx. e Alerta possuem fórmulas apenas nas linhas 4 a 13. Em novas linhas, esses campos passam a exigir cópia das fórmulas de uma linha existente ou preenchimento manual, conforme a orientação do arquivo.

Ao ampliar a planilha além dessas 10 linhas, também vale recorrer a uma ficha de atendimento odontológico para organizar os novos registros sem perder o controle dos prazos e dos valores calculados.