Modelo de Planilha CRM Excel Grátis para Vendas

O arquivo tem cinco abas: Dashboard, Leads e Contatos, Pipeline de Vendas, Atividades e Instruções. Cada uma tem um papel. O contato guarda a pessoa ou empresa; a oportunidade representa uma venda possível; a atividade registra uma interação. Uma empresa pode ter várias oportunidades ao longo do tempo, e uma oportunidade pode exigir diversas ligações ou reuniões.

As abas não criam registros umas nas outras automaticamente. Mudar um lead para “Qualificado” não abre uma oportunidade sozinho; você precisa cadastrá-la no pipeline. Também não há busca automática dos dados do contato pelo nome. Use a mesma identificação e confira nomes e empresa para não dividir o histórico entre variações de escrita.

Antes do uso real, retire os registros de demonstração. Os nomes e negócios servem para mostrar a estrutura, e os e-mails de exemplo usam example.com. Apague entradas, preservando cabeçalhos, listas e fórmulas. Teste primeiro com um contato e uma oportunidade da sua operação antes de importar a base inteira.

Na aba Pipeline de Vendas, cada oportunidade ocupa uma linha. O valor comercial vai na coluna E; a etapa, em F; e a probabilidade, em G. A coluna H calcula o valor ponderado. Para indicar sessenta por cento, digite 60 em G, porque a fórmula divide o valor informado por 100. Não digite 0,60 esperando o mesmo resultado.

Valor ponderado é uma estimativa de planejamento: não representa venda fechada, faturamento emitido nem dinheiro recebido. Defina os critérios das probabilidades com a equipe. Um percentual escolhido só para “deixar a previsão bonita” produz um número matematicamente correto, mas pouco útil para decidir prioridades.

O dashboard considera abertas as etapas Qualificação, Proposta Enviada, Negociação e Fechamento. Ganho e Perdido ficam fora dos indicadores de pipeline aberto. Já a linha TOTAIS dentro da aba Pipeline soma todos os valores daquela tabela, inclusive oportunidades encerradas. Essa diferença é intencional: um número representa o conjunto cadastrado; o outro, o que permanece em negociação.

A fórmula do valor ponderado precisa de valor e probabilidade numéricos, dentro do intervalo de 0 a 100. Se a probabilidade estiver fora desse intervalo, o resultado fica vazio para você corrigir a entrada. Conferir essas células faz parte da revisão do funil, principalmente depois de colar dados de outro arquivo.

A aba Atividades concentra data, hora, canal, contato, assunto, descrição, responsável, status e próxima ação. Esse registro ajuda a equipe a retomar uma conversa sem depender da memória de quem atendeu. A diferença está no nível de precisão: “ver depois” não informa o que fazer; “enviar proposta revisada até sexta, responsável Ana” permite organizar a rotina.

1. Registre o contato realizado e um assunto que permita reconhecer a conversa.
2. Anote o que ficou combinado, sem copiar mensagens pessoais desnecessárias.
3. Defina a próxima ação com responsável e prazo no próprio texto.
4. Quando marcar uma nova ligação ou reunião, crie a atividade com a data correspondente.
5. Ao concluir, atualize o status e registre o próximo passo, se houver.

Os contadores do dashboard mostram quantas atividades estão marcadas como Pendente ou Agendado. Eles não verificam se a data já passou. A planilha também não envia e-mail, notificação, mensagem de WhatsApp ou lembrete de calendário. Para separar o que exige atenção hoje, use os filtros de data e status na aba Atividades e revise a lista.

Se o volume crescer, mantenha uma pessoa responsável pela organização do arquivo e combine horários de atualização. Para um registro dedicado apenas à sequência de contatos comerciais, consulte a planilha de follow-up de vendas. Evite manter duas cópias concorrentes do mesmo histórico sem definir qual é a versão principal.

Total de leads

Conta IDs preenchidos em Leads e Contatos, de A2 a A1000. Um contato duplicado com outro ID entra novamente no total.

Leads por status

Agrupa os valores digitados na coluna J. A lista de opções ajuda a evitar nomes diferentes para o mesmo status.

Pipeline aberto

Soma valores das oportunidades que ainda estão nas quatro etapas abertas. A previsão ponderada usa essas mesmas etapas.

Gráficos

O arquivo contém dois gráficos: distribuição de leads por status e valor por etapa do pipeline. Não há gráfico de receita por mês ou por origem.

Filtrar uma tabela não muda automaticamente os números do dashboard. As fórmulas continuam lendo os intervalos completos, inclusive linhas ocultas pelo filtro. Se você quiser analisar um vendedor específico, um período ou uma origem, será necessário adaptar os cálculos ou montar uma análise separada; o filtro visual sozinho não faz esse recorte.

Uma conferência rápida ajuda: compare o número de oportunidades abertas com a lista de negócios ativos, procure IDs repetidos e veja se as etapas encerradas foram atualizadas. Se uma oportunidade foi ganha, marque Ganho no pipeline e revise também o status do contato quando fizer sentido. Esses campos estão em abas diferentes e não se sincronizam sozinhos.

O pipeline começa com sete linhas de exemplo, de 2 a 8, e uma linha de totais abaixo. Para ampliar, insira uma linha dentro desse bloco, antes da última oportunidade. Copie a fórmula de H e a formatação da linha vizinha. Essa forma de inserção permite que o editor ajuste as referências, mas o resultado ainda deve ser conferido.

• Inclua uma oportunidade de teste e verifique o total da própria aba.
• Confirme se a quantidade, o valor aberto e o ponderado mudaram no Dashboard.
• Verifique as listas da etapa e da probabilidade na nova linha.
• Não cole dados sobre a linha TOTAIS nem sobre a coluna H.
• Ao ampliar Leads e Contatos além de 1000 linhas, revise o intervalo do contador de IDs.

Se a operação exige vários vendedores editando simultaneamente, permissões por equipe, histórico de alterações e integrações automáticas, uma planilha local pode ficar limitada. Este modelo é útil para organizar um processo simples e testar a disciplina comercial; a escolha de um sistema mais completo depende do volume e da forma de trabalho.

Na revisão da semana, comece pelas oportunidades com previsão de fechamento mais próxima. Confira se ainda existe uma próxima ação concreta, se o valor foi atualizado e se a probabilidade continua coerente com a conversa mais recente. Depois, passe pelas atividades pendentes e retire do funil o que foi encerrado.

Guarde apenas os dados de contato necessários para a finalidade comercial, restrinja o acesso ao arquivo e evite incluir informações pessoais sensíveis nas observações. Trabalhar offline não transforma automaticamente um arquivo em seguro: cópias por e-mail, links públicos e computadores compartilhados continuam exigindo cuidado.

Para preparar uma proposta após a qualificação, a planilha de lista de preços pode ajudar a conferir os valores. O CRM registra a oportunidade; orçamento, contrato e recebimento precisam ser acompanhados nos documentos próprios.