Planilha de Excel grátis para controlar validade de alvarás e licenças (2026)

O uso começa pelo cadastro dos documentos e segue para o acompanhamento dos respectivos processos de renovação.

1. Na aba Instruções, revise as listas de referência disponíveis nas colunas J a P, como tipos de documento, órgãos emissores, responsáveis e antecedências.
2. Na aba Controle de Licenças, cadastre cada documento entre as linhas 6 e 60, informando campos como Tipo de Documento, Empresa / Estabelecimento, Data de Emissão, Data de Vencimento e Antecedência (dias).
3. Preencha também a Situação da Renovação, o Responsável e as Observações quando forem úteis ao acompanhamento do documento.
4. Consulte os campos calculados Iniciar Renovação em, Dias para Vencer e Status de Validade para acompanhar cada registro.
5. Na aba Renovações, registre o processo correspondente com ID do Documento, datas do processo, protocolo, custos, situação e responsável, entre as linhas 6 e 60.
6. Abra o Painel para verificar os cartões de indicadores, o custo previsto e o gráfico de documentos por situação.

Ao revisar os dados, confira especialmente as datas de vencimento e de previsão de conclusão, pois elas alimentam os status calculados nas duas tabelas.

Informações que alimentam os cálculos

O cadastro principal é feito na aba Controle de Licenças. Para que a planilha calcule a data de início da renovação, é necessário preencher tanto a Data de Vencimento quanto a Antecedência (dias).

O campo Iniciar Renovação em resulta da subtração da antecedência em relação à data de vencimento. Se um desses dois dados estiver vazio, essa data calculada não é exibida.

Listas e preenchimento manual

Alguns campos possuem listas de validação, incluindo Tipo de Documento, Empresa / Estabelecimento, Cidade / UF, Órgão Emissor, Situação da Renovação e Responsável. Essas listas usam alerta do tipo warning, portanto um valor fora do menu ainda pode ser aceito.

As listas de referência ficam na aba Instruções, nas colunas J a P. Valores incluídos fora dos intervalos fixos dessas listas não passam a aparecer automaticamente nos menus suspensos.

Como essas listas servem para padronizar os cadastros, o uso de uma planilha modelo facilita manter os mesmos critérios de preenchimento em toda a base.

Status de validade do documento

O campo Status de Validade usa a diferença entre a Data de Vencimento e a data atual. O resultado é VENCIDO para prazo menor que zero, VENCE HOJE para zero, CRÍTICO para até 30 dias, ATENÇÃO para até 60 dias e REGULAR quando houver mais de 60 dias.

Esse status considera apenas Dias para Vencer. A Situação da Renovação informada no cadastro não altera a classificação de validade.

Indicadores reunidos

O Painel apresenta totais de documentos preenchidos, quantidades por status e a quantidade de renovações em andamento registrada nas abas Controle de Licenças e Renovações.

Também há um custo previsto que soma processos de renovação com situação Em andamento, Protocolada, Aguardando pagamento ou Aguardando aprovação. O gráfico de colunas usa a tabela de contagem por status de documentos.

Datas aceitas nas tabelas

As datas de emissão e vencimento na aba Controle de Licenças têm validação que bloqueia datas fora do intervalo de 01/01/2000 a 31/12/2100. A mesma faixa é aplicada às datas de início, protocolo, previsão e conclusão na aba Renovações.

Como os campos podem ficar vazios, a ausência de uma data pode impedir a exibição de um cálculo relacionado. Por exemplo, o Prazo do Processo fica vazio quando não há Previsão de Conclusão.

Cuidados no registro da renovação

• Custo Previsto e Custo Real aceitam valores decimais iguais ou maiores que zero.
• O ID do Documento informado em Renovações não é validado contra um ID existente em Controle de Licenças.
• Os IDs sequenciais das duas tabelas são valores fixos e não são recalculados após exclusões ou reordenação.

Na prática, vale conferir o ID digitado e as datas antes de usar os indicadores como base para acompanhamento.

Na prática, vale conferir o ID digitado e as datas antes de usar os indicadores como base para acompanhamento, e esse mesmo cuidado costuma ser importante na gestão de prazos jurídicos.

Uso periódico do arquivo

Uma rotina proporcional ao volume de documentos pode incluir a atualização das datas, da Situação da Renovação e dos dados de protocolo, custos e conclusão. A formatação condicional ajuda a visualizar os status de validade e de prazo exibidos nas tabelas.

Na aba Renovações, o Prazo do Processo mostra CONCLUÍDA quando há Data de Conclusão e Previsão de Conclusão preenchidas. Essa indicação não verifica o conteúdo do campo Situação.

Capacidade preparada no arquivo

Os cálculos, validações, filtros e formatações das tabelas foram preparados das linhas 6 a 60. Registros inseridos após a linha 60 não recebem automaticamente esses recursos.

O quadro de atenção imediata do Painel consulta somente as linhas 6 a 15 de Controle de Licenças. Ele não seleciona automaticamente todos os documentos prioritários cadastrados em outras linhas.